Årets julegave fra Erhvervsstyrelsen er kommet tidligt, for nu ligger der en skabelon til beskrivelse af bogføringsprocedure når man skal lave bogføring efter 1. januar 2023. Det er et krav i den nye bogføringslov. Det er for så vidt ikke nyt. I gamle dage hed den en “systembeskrivelse.” Det var der rigtig mange virksomhed, som ikke havde. Men, nu går den ikke længere.
Hvad er bogføringsprocedure
I følge den ny bogføringslov, som trådte i kraft her 1/7 2022, skal alle virksomheder lave en beskrivelse af, hvordan proceduren er for bogføringen.
For at gøre det ensartet, så har Erhvervsstyrelsen lavet en skabelon man kan bruge. Det lyder nok mere omstændeligt og teknisk end det egentligt er. I virkeligheden skal vi bare beskrive hvad vi gør i dagligdagen: Hvem bogfører, hvordan bogføres der, hvor hyppigt o.s.v.
Bogføringsproceduren skal indeholde:
- Virksomhedens navn og CVR.
- Hvem er ansvarlig for bogføring (typisk indehaver eller en direktør).
- Hvem varetager bogføringen (gør vi det selv, eller bruger man ekstern bogholder og hvad laver ekstern bogholder for os).
- CVR-nummer på den eksterne bogholder.
- Hvilket bogføringssystem bruger vi.
- Hvilken kontoplan bruger vi. Erhvervsstyrelsen har en standard, men vi må (og bør) stadig bruge vores egen kontoplan, for den er typisk mere specificeret.
- Oversigt over væsentlige transaktioner. Hvad har vi meget af? Det kan være f.eks. salg, lønninger, varekøb, debitorer eller andet.
- Procedure for registrering af transaktioner. F.eks. hvor hyppigt man bogfører (dagligt, ugentligt, eller måske til momsen).
- Afstemning af bogføringen. Vi skal jo fremover afstemme til moms, skat m.v. Hen beskriver man hvordan og hvor hyppigt der afstemmes.
- Opbevaring: Hvor og hvordan opbevares bilag og regnskabsmateriale og hvor kan man finde det igen.
Den samlede skabelon kan ses hos Erhvervsstyrelsen her.
Direkte link til Erhvervsstyrelsens word dokument:
Skabelon-til-beskrivelse-af-bogfoeringsprocedure_WA (1)
Hvad skriver man så i den bogføringsprocedure?
Det behøver ikke være den store videnskab.
Det første man må sige er: Brug Erhvervsstyrelsens skabelon. Dels indeholder den de krav, som det offentlige vil stille og det er også en god checkliste på, at man kommer hele vejen rundt.
Bogføringsprocedure: Skriv det, som det er.
Dernæst: Skriv det, som I gør i virksomheden i forvejen og skriv det som er vigtigt. Hvis man f.eks. bogfører indtægter hver dag, men udgifter først til momsen, så er det hvad man skriver.
Man behøver ikke gøre det hverken finere eller sætte højere krav til sig selv, end virkeligheden kan bære. I den store virksomhed vil der være mange beskrivelser og i den lille virksomhed færre. Det er helt i sin orden.
De virksomheder, som har en revisor eller bogholder til at stå for bogføringen, vil det være naturligt at revisor/bogholder som tager initiativet og laver et udkast.
Brug bogføringsproceduren aktivt
Og, det er i grunden ikke så fjollet at lave den bogføringsprocedure. Ikke kun fordi vi skal, men også af hensyn til virksomheden selv. F.eks. kan man beskrive nogle forretningsgange: Hvem skal sige OK for betalinger? Hvem skal sige OK for lønninger? Hvem må lave kreditnotaer, så ikke alle medarbejder må sende kreditnotaer til kunderne. Hvordan har vi det med kontanter – er der mange eller få kontanter? Hvor ofte bør kassen tælles op?
På den måde kan man få beskrevet, hvordan vi gør hos os. Så, hvis Skat eller Erhvervsstyrelsen kommer på besøg, så er den klar. Men, den hjælper også, hvis bogholderen er syg i 3 måneder og en vikar skal overtage. Så kan vikaren hurtigt se, hvordan man gør i den virksomhed. Eller, hvis revisor kommer på besøg, så kan revisor hurtigt se om der er styr på bogføringen, eller ej.
Kravet om en bogføringsproceduren gælder for bogføring/regnskab fra og med 1. januar 2023.
Vi hjælper naturligvis gerne.
No comments yet.